Vijf voorwaarden om je schoolgebouw vlot te delen

Waarom zou je de deuren van je schoolgebouw om 16 uur sluiten terwijl heel wat bewoners op zoek zijn naar een plek om te sporten of om samen te komen? Waarom blijft een schoolgebouw twee maand leeg staan? Dat is niet rendabel. Precies om die reden werken besturen nu al met gedeeld gebruik van schoolinfrastructuur. Vanaf 1 maart 2024 is dat niet langer een keuze. 

Open school wordt een ​‘moetje’

Gedeeld gebruik van schoolinfrastructuur wordt een voorwaarde om subsidies te krijgen voor de bouw of renovatie van een schoolgebouw groter dan 400 m². De Vlaamse regering wil zo een oplossing bieden voor de nood aan ruimte. Voor lokale schoolbesturen zal er niet zo veel veranderen. Ze moeten wel formeel aantonen dat ze overleg gepleegd hebben over gedeeld gebruik. Ook katholieke en GO!-scholen moeten dit aantonen. Dat betekent dat er voor de gemeente een taak bij komt. Een ambtenaar moet het overzicht houden over de bouwplannen van scholen en de noden van de lokale verenigingen. Ook op het vlak van vergunningen is er werk aan de winkel: geldt het verslag voor brandveiligheid van een school ook voor de sportvereniging? Dat moet allemaal gestroomlijnd worden. Om dat proces optimaal te ondersteunen, werkt OVSG samen met VVSG. 

Wie doet de deur open (en weer dicht)? 

Nu dit decreet er is, wordt de vraag naar wie het gedeeld gebruik in goede banen leidt, nog urgenter. Vaak is het de al overbevraagde schooldirecteur die de deur moet openen en die merkt dat de ruimte niet netjes achtergelaten is. Daarom vraagt OVSG aan de Vlaamse regering organisatorische en financiële ondersteuning voor scholen die hun gebouwen openstellen. 

In Duffel hebben ze daar ervaring mee. In de drie gemeentelijke basisscholen en de technische secundaire school wordt alle infrastructuur gedeeld. Geert Gabriëls was van 1995 tot 2020 directeur van basisschool ​‘t Kofschip in Duffel. Sinds 1997 is hij ook conciërge van de school. Hij is nu stafmedewerker scholenbouw bij OVSG, maar blijft conciërge van de school waar een balletgroep, een volksdansgroep, een dansstudio en een turnkring gebruikmaken van de gebouwen. 

Geert is stellig: ​“Het is niet de taak van een directeur om op alle mogelijke uren de deur te gaan opendoen of om te checken of er nog licht brandt. Vanochtend (in de krokusvakantie, red.) kwamen hier om 7 uur de installateurs van de zonnepanelen. Het is mijn job om hen binnen te laten, ik heb hiervoor gekozen en ik woon naast de school. Als er geen conciërge is, dan moet dit door een medewerker van de gemeente worden opgenomen, maar niet door de directie. Toch moet er altijd overleg blijven met directie en team. De school is er in eerste instantie voor onderwijs.” Geert benoemt vijf criteria om zonder zorgen je schoolgebouw te delen. 

Tip 1: plan vooraf waarvoor je je infrastructuur wil gebruiken 

Bij nieuwbouw of renovatie moet je meteen inplannen welke ruimtes je wil delen en waar die liggen. Hiervoor overleg je vooraf met de verenigingen. Kun je de ruimtes voor gedeeld gebruik apart afsluiten? Is er een fietsenstalling? Is er sanitair? Is er voldoende bergruimte? Wat hebben de verenigingen nodig? Denk bijvoorbeeld aan spiegels voor de balletles. Het doel van dat overleg is om tot een consensus te komen tussen alle gebruikers. 

Tip 2: maak goede afspraken en blijf communiceren 

Het is belangrijk dat je van elke vereniging of gebruiker een aanspreekpunt en eindverantwoordelijke kent, met mail en gsm-nummer. Je spreekt af wat kan en wat niet. Maak stappenplannen en handleidingen voor de verwarming, de geluidsinstallatie, de koffiemachine. Als er een nieuwe verantwoordelijke komt, dan ga je ook met die persoon in overleg. Regelmatig plan je een gesprek om te evalueren hoe het verloopt. 

Tip 3: een duidelijk uurrooster voorkomt frustratie 

Een uurrooster maakt duidelijk wie wanneer welke ruimte gebruikt. Conciërge, directeur, poetsploeg en de aanspreekpunten van de verenigingen delen dit uurrooster. Zo voorkom je dat de poetsploeg net gepoetst heeft in een refter waar een uur later een kookactiviteit is. 

Tip 4: controleer elke dag 

Zeker als je meerdere gebruikers hebt, moet je elke dag controleren. Geert doet als conciërge elke dag een rondgang. Als hij er niet is, neemt iemand zijn taak over. 

Tip 5: weet wie verantwoordelijk is bij schade 

Als er schade is of als een toestel stuk is, moet dat gemeld worden aan het gemeentebestuur. Een onafhankelijke firma doet een onderzoek. Zowel de school als de verenigingen hebben een verzekering. Het is belangrijk dat de kost juist wordt toegewezen. Als een gebruiker de schade niet betaalt, dan kan die uitgesloten worden van de locatie.