Privacyverklaring

OVSG en OVSGPlus hechten veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. We respecteren jouw privacy. In deze privacyverklaring vind je heldere informatie over hoe we omgaan met persoonsgegevens. We doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens.

We houden ons aan de wetgeving en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat we in ieder geval …

  • jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Deze doelen en de types van persoonsgegevens worden in deze privacyverklaring beschreven;
  • enkel die gegevens verwerken die minimaal nodig zijn voor de vermelde doeleinden;
  • vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als we deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

We zijn verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Als je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt of contact met ons wil opnemen, dan kan dat via dpo@​ovsg.​be.

Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor de volgende doeleinden:

  • ledenadministratie;
  • facturatie;
  • om te kunnen deelnemen aan de activiteiten;
  • voor de dienstverlening;
  • het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • het versturen van opvolgingsmails;
  • het verzorgen van informatie over het nieuwe cursusaanbod en netwerkmomenten;
  • communicatie over netwerken.

De rechtsgrond voor deze verwerkingen is ofwel een overeenkomst, ofwel een toestemming, ofwel een wettelijke of reglementaire bepaling (onder andere vzw-regelgeving, …).

Voor de bovenstaande doeleinden kunnen we de volgende persoonsgegevens van je vragen en verder verwerken:

  • persoonlijke identiteitsgegevens – naam en voornaam;
  • contactgegevens – adres, telefoonnummer, e-mailadres, functie;
  • rijksregisternummer (bestuursleden);
  • persoonlijke kenmerken – geboortedatum en geboorteplaats (bestuursleden);
  • stamboeknummers voor lesgevers van en deelnemers aan cursussen en netwerkmomenten.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen.

Als in het kader van de dienstverlening persoonlijke gegevens van personeelsleden of van de schoolbevolking en aanverwanten van het OVSG-lid worden doorgegeven, dan is het lid zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van deze verwerking.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen we aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken we gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internetomgeving (Combell);
  • het verzorgen van de IT-infrastructuur (Microsoft 365);
  • het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven, publicaties en uitnodigingen (Mailchimp);
  • het afnemen van bevragingen (LimeSurvey).

We geven enkel persoonsgegevens door aan derde partijen waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze derde partijen of verwerkers maken we uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen we de door jou verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht is of als je toestemming hebt gegeven.

Je hebt het recht deze toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor je deze introk.

We verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Unie tenzij er voor de doorgifte een adequaatheidsbesluit, een passend beschermingsniveau of een specifieke afwijking is.

Bewaartermijn

We bewaren de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt of niet langer dan de wet voorschrijft:

  • persoonlijke identiteitsgegevens – voor de duur van de overeenkomst (lidmaatschap) of zolang de uitvoering van de overeenkomst dit vereist;
  • contactgegevens – voor de duur van de overeenkomst (lidmaatschap) of zolang de uitvoering van de overeenkomst dit vereist;
  • rijksregisternummer – voor de duur van het bestuursmandaat;
  • persoonlijke kenmerken – voor de duur van het bestuursmandaat;
  • facturatiegegevens – wettelijke bewaartermijn.

Beveiliging van de gegevens

We hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen elke onrechtmatige verwerking.

  • Alle personen die namens ons van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • We beschermen onze systemen tegen malware.
  • We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Jouw gegevens, jouw rechten

Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering (indien mogelijk) van de persoonsgegeven die we van jou ontvangen hebben.

Ook kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers, tenzij de verwerking noodzakelijk is bij het sluiten of de uitvoering van een overeenkomst of wanneer de verwerking is opgelegd door een wettelijke of reglementaire verplichting.

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij.

We kunnen je vragen om je te legitimeren voordat we gehoor kunnen geven aan deze verzoeken, zodat je gegevens niet bij de verkeerde persoon of partij terechtkomen.

Klachten

Indien je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan vragen we dat je hierover direct contact met ons opneemt.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijziging privacyverklaring

Toekomstige aanpassingen aan deze privacyverklaring kunnen niet worden uitgesloten. Bekijk deze privacyverklaring af en toe opnieuw om op de hoogte te blijven van eventuele aanpassingen.

Deze privacyverklaring werd het laatst bijgewerkt in oktober 2020.