Werken met algemene protocollen

Wat staat er in het protocol?

In het protocol worden een aantal afspraken vastgelegd zodat duidelijk wordt dat aan de principes van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) wordt voldaan: afspraken over het doel van de gegevensverwerking, de wettelijke grondslag, de beveiligingsmaatregelen, afspraken over de verdere verwerking van de gegevens en de bewaartermijnen.

De functionarissen voor de gegevensbescherming (Data Protection Officer of DPO) van de uitwisselende instanties of externe overheden geven vooraf een advies over het protocol. Meer informatie over het protocol is terug te vinden op de website van de Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens.

Waarom werken met algemene protocollen?

Om de planlast voor de leden te verlagen, sluit OVSG algemene protocollen af conform de GDPR.

Het afsluiten van algemene protocollen houdt in dat OVSG onderhandelt over het protocol, dat de DPO van OVSG een advies geeft en dat OVSG het protocol ondertekent in naam en voor rekening van de schoolbesturen. Op deze manier reduceert OVSG voor zijn leden/​besturen de administratieve lasten die gepaard gaan met het sluiten van deze protocollen. Elk schoolbestuur beslist nog steeds formeel zelf of het al dan niet effectief toetreedt tot deze algemene protocollen.

Zowel de VTC (advies ref. VTC/O/2019/01 en ref. VTC/O/2019/07) als de Werkgroep Informatieveiligheid VVSG (25 november 2019) hebben deze werkwijze met een vereenvoudigde procedure voor de totstandkoming van algemene protocollen en bijbehorende mandatering aan OVSG bevestigd.

Het schoolbestuur dat een mandaat heeft gegeven, kan de toetreding tot het algemeen protocol nog ongedaan maken binnen een termijn van drie maanden na de ondertekening ervan, na een negatief advies van de eigen DPO (opt-out). Deze uittreding gebeurt schriftelijk.

Hoe komt een algemeen protocol tot stand?

• Over het ontwerpprotocol wordt onderhandeld in de Werkgroep Informatieveiligheid Onderwijs. Deze werkgroep bestaat uit:
  • een afgevaardigde van elke onderwijskoepelorganisatie en het GO! die ofwel zelf een DPO is ofwel beschikt over een grondige kennis van de privacyregelgeving;
  • een afvaardiging van de VTC;
  • een afvaardiging van het ministerie van Onderwijs, waaronder de DPO van AGODI.

• Het ontwerpprotocol wordt juridisch nagekeken door de juridische dienst van OVSG.
• Het ontwerpprotocol wordt voorgelegd aan de VVSG Werkgroep Informatieveiligheid.
• De DPO van OVSG schrijft het DPO-advies.
• Het ontwerpprotocol wordt voor advies voorgelegd aan de VTC en aangepast aan eventuele opmerkingen.
• Het protocol wordt ondertekend door de algemeen directeur van OVSG (of gedelegeerd bestuurder AVSG).
• Het door alle partijen ondertekende protocol wordt bekendgemaakt op de website van OVSG en bezorgd aan de lokale besturen.