Wanneer via een elektronisch kanaal persoonsgegevens worden uitgewisseld tussen twee Vlaamse instanties (of tussen een Vlaamse instantie en een externe overheid), dan moeten de betrokkenen hiervoor een protocol afsluiten.
In het protocol worden een aantal afspraken vastgelegd zodat duidelijk wordt dat aan de principes van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt voldaan: afspraken over het doel van de gegevensverwerking, wettelijke grondslag, beveiligingsmaatregelen, afspraken over de verdere verwerking van de gegevens en de bewaartermijnen.
Het sluiten van een protocol is verplicht sinds 26 juni 2018.
De functionarissen voor de gegevensbescherming (Data Protection Officer of DPO) van de uitwisselende instanties of externe overheden geven vooraf een advies over het protocol. Meer informatie over het protocol is terug te vinden op de website van de Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (VTC).
Onder schoolbestuur verstaan we de inrichtende macht zoals bedoeld in artikel 24, §4 van de Grondwet: de rechtspersoon of de natuurlijke persoon die verantwoordelijk is voor één of meer onderwijsinstellingen, centra of internaten (scholen van het basisonderwijs, instellingen voor secundair onderwijs, academies voor deeltijds kunstonderwijs, centra voor volwassenenonderwijs, centra voor leerlingenbegeleiding).
Deze schoolbesturen worden beschouwd als een instantie, meer bepaald een lokale overheid zoals vermeld in artikel I.3, 5°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
De onderwijsinstellingen, centra of internaten van deze schoolbesturen wisselen persoonsgegevens uit met andere instanties of externe overheden zoals beschreven in artikel 8 e-Gov-decreet.
We helpen je graag verder. Contacteer de juridische dienst voor jouw onderwijsniveau.