OVSG/OVSG+ kan enkel protocollen afsluiten voor de Vlaamse lokale besturen die aan OVSG/OVSG+ een mandaat verlenen om in hun naam en voor hun rekening over het algemeen protocol te onderhandelen, het DPO-advies te verlenen en het te ondertekenen.
Door de ondertekening treedt het lokaal bestuur toe tot het algemeen protocol, weliswaar onder een zeker voorbehoud (zie verder onder opt-out).
Het lokaal bestuur keurt daarna het protocol ofwel formeel goed ofwel beslist het om een eigen onderhandeling op te starten (opt-out). Het lokaal bestuur doet dit binnen een termijn van drie maanden na de ondertekening van het protocol door alle (gemandateerde) partijen.
Het mandaat en de goedkeuring worden in principe verleend via een gemeenteraadsbesluit, tenzij de gemeenteraad de bevoegdheid heeft gedelegeerd (zie de modeldocumenten).
Lokale besturen kunnen enkel een mandaat verlenen aan OVSG/OVSG+:
Door het mandaat treedt OVSG op als lasthebber en behartigt aldus de belangen van deze lokale besturen. De lokale besturen kunnen OVSG een algemeen mandaat geven voor alle door OVSG onderhandelde, geadviseerde en ondertekende algemene protocollen.
Wie geen mandaat geeft, kan later evenwel nog altijd toetreden tot één of meer algemene protocollen.
Het mandaat dat aan OVSG wordt verleend, houdt in dat OVSG de algemene protocollen na onderhandeling en goedkeuring tekent in naam en in opdracht van deze lokale besturen. Elk individueel lokaal bestuur blijft dus verwerkingsverantwoordelijke en blijft m.a.w. als contractspartij zelf verantwoordelijk voor de behoorlijke en correcte uitvoering/naleving van het ondertekende protocol.
Het advies VTC nr.07/2019 wijst erop dat de betreffende gegevensuitwisseling expliciet opgenomen moet worden in het register van verwerkingsactiviteiten, met verwijzing naar de maatregelen die worden voorzien in het algemeen protocol.
De lokale besturen zijn er zich van bewust dat zij strafrechtelijk vervolgd kunnen worden of burgerrechtelijk aansprakelijk kunnen worden gesteld voor de mogelijke schade die zij aan derden zouden veroorzaken door bekendmaking/verspreiding, op welke wijze dan ook, van informatie met schending van de inhoud van de algemene protocollen en/of de toepasselijke wettelijke reglementering. Deze verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid kunnen bij mandaat nooit worden overgedragen aan OVSG.
Deze clausule wordt ook steeds opgenomen in elk algemeen protocol.
Op basis van ons modelbesluit (zie documenten) kan het lokaal bestuur een mandaat geven aan OVSG. Dit kan ook nog in een latere fase voor wie niet onmiddellijk wil toetreden.
Het lokaal bestuur bezorgt een kopie van het goedgekeurde gemeenteraadsbesluit digitaal aan OVSG via de digitale handtekeningmap van de Vlaamse overheid.
Het schoolbestuur dat een mandaat heeft gegeven, kan de toetreding tot het algemeen protocol nog ongedaan maken binnen een termijn van drie maanden na de ondertekening ervan en na een negatief advies van de eigen DPO (opt-out). Deze uittreding gebeurt schriftelijk.
Na deze termijn van drie maanden kan het schoolbestuur het protocol steeds schriftelijk opzeggen mits het een opzeggingstermijn van ten minste drie maanden respecteert. Deze mogelijkheid wordt in elk algemeen protocol opgenomen.
De opzegging door een schoolbestuur slaat enkel op de werking van dat protocol op het opzeggende schoolbestuur. De opzegging heeft geen impact op het voortbestaan van het algemeen protocol voor de andere toegetreden schoolbesturen.
Bij een opt-out of opzegging moet het schoolbestuur zelf over een protocol onderhandelen met de andere Vlaamse instantie(s).
Het protocol eindigt van rechtswege wanneer er geen rechtsgrond meer bestaat voor de gevraagde doorgifte van persoonsgegevens.
Ook na de beëindiging van het protocol blijft de vertrouwelijkheid met betrekking tot de persoonsgegevens gelden.
De protocollen worden gepubliceerd op de website van OVSG. De lokale besturen verwijzen op hun eigen website naar de betreffende pagina.
De besturen worden via de geijkte communicatiekanalen op de hoogte gebracht van een ondertekend algemeen protocol.
Indien een lokaal bestuur gebruik heeft gemaakt van de opt-out-mogelijkheid of later heeft opgezegd, moet het zijn eigen afgesloten protocol(len) publiceren op de eigen website.
Indien een schoolbestuur geen gebruik wenst te maken van de mogelijkheid tot het mandateren van OVSG, dan moet het zelf alle nodige stappen ondernemen om een protocol af te sluiten. Hierbij kan wel nog steeds gebruik worden gemaakt van het modelprotocol dat onderhandeld werd door OVSG.
We helpen je graag verder. Contacteer de juridische dienst voor jouw onderwijsniveau.