In het onderwijs worden vaak auteursrechtelijk beschermde werken gebruikt: een gedicht dat wordt voorgedragen, een krantenartikel of een boek dat wordt besproken, muziek die wordt afgespeeld, liedjes om samen te zingen, film- en toneelvoorstellingen… Dikwijls rusten er nog auteursrechten op deze werken en dus moet aan de auteur (of aan een andere rechthebbende zoals zijn uitgever, beheersvennootschap…) toestemming worden gevraagd voor het gebruik van dit werk, meestal in ruil voor een vergoeding. De auteurswetgeving voorziet gelukkig in een aantal onderwijsuitzonderingen (zoals citeren, kosteloze uitvoering voor schoolactiviteiten…), maar dit betekent niet altijd dat het gebruik gratis is.
Alle creaties en werken die een gesubsidieerd personeelslid van het gemeentelijk onderwijs maakt in het kader van zijn aanstelling, ambt of opdracht behoren toe aan het schoolbestuur als werkgever. Het gaat om de zogenaamde vermogensrechten op deze werken of de rechten die kunnen worden geëxploiteerd (hoofdzakelijk reproductie- en mededelingsrecht). Het personeelslid behoudt altijd de morele rechten op zijn creatie, zoals het recht op auteursvermelding. De overdracht van vermogensrechten is statutair geregeld. Om discussies te vermijden, kun je best bindende afspraken maken over het aanmaken en delen van creaties binnen de onderwijsinstelling. Hieronder vind je een model van afsprakenkader.
Voor het afspelen van mechanische muziek (ook op de achtergrond), een live-optreden, een lezing, filmvoorstelling of toneelopvoering, ben je in bepaalde gevallen auteursrechten verschuldigd aan Sabam, de Belgische beheersvennootschap van auteurs, componisten en uitgevers.
Als je kopieën gebruikt van het Semu-repertoire, dan sluit je best een licentieovereenkomst af zodat je meer rechtszekerheid hebt. Door de licentieovereenkomst verkrijg je namelijk de toestemming om kopieën te maken van partituren en liedjesteksten van het Semu-repertoire. Je krijgt ook toestemming om deze kopieën te bezitten en te gebruiken tijdens de lessen en andere activiteiten binnen de school (zoals koorwerking). De toestemming geldt zowel voor de personeelsleden als voor de aangegeven leerlingen.
Per kalenderjaar betaal je een vaste vergoeding per leerling op basis van de officiële leerlingencijfers. Het forfait wordt vastgelegd in een koninklijk besluit.
Bovendien mag je voor deze vergoeding, naast papieren reproducties, ook digitale reproducties maken en beschermd werk meedelen via het door passende maatregelen beveiligd netwerk van de onderwijsinstelling.