Welk digitaal platform gebruik je?
A. De academie beschikt al over een digitaal platform om interactief afstandsonderwijs te geven.
- Is er een DPO-advies?
- Is er een verwerkersovereenkomst afgesloten?
- Is er een beslissing van het schoolbestuur over de aanschaf en het gebruik van het platform?
→Er moeten geen maatregelen meer worden genomen.
B. De academie beschikt over een digitaal platform dat ze kan gebruiken om interactief afstandsonderwijs te geven.
Vraag aan de lokale DPO of er extra acties nodig zijn zoals:
- Uitbreiden van de verwerkersovereenkomst.
- Beslissing schoolbestuur over het gebruik van het platform.
- Aanpassing DPIA (data protection impact assessment).
- …
C. De academie voert een nieuw digitaal platform in.
De volgende maatregelen zijn nodig:
- Vraag formeel advies aan de lokale DPO.
- Sluit een verwerkersovereenkomst af.
- Voer indien nodig een DPIA uit.
- Beslissing schoolbestuur over de aanschaf en het gebruik van het platform
Register van verwerkingen
De verwerking van persoonsgegevens in het kader van interactief afstandsonderwijs moet worden opgenomen in het register van verwerkingen. Is er nog geen register aanwezig, neem dan contact op met de DPO van de gemeente.
Toegangsbeheer
- Toegang tot het systeem kan enkel met tweestapsverificatie.
- Bepaal welke personeelsleden toegang moeten krijgen en tot welke persoonsgegevens ze toegang krijgen. Dit gebeurt in principe via een beslissing van het schoolbestuur (verwerkingsverantwoordelijke), maar dit kan zijn gedelegeerd.
Verzamel niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk
Volgens het decreet:
- Kan het e-mailadres van de leerling worden opgevraagd.
- Moeten er maatregelen genomen worden om opnames en het verspreiden ervan aan banden te leggen, dit zowel vanuit de academie als vanuit de leerlingen. Dit leg je vast via het academiereglement en het arbeidsreglement (zie onze modellen).
Bewaar de gegevens niet langer dan noodzakelijk
Volgens het decreet:
- Kan het e-mailadres tot het einde van het schooljaar worden bewaard. Daarna moeten de gegevens worden vernietigd.
- Over de eventuele opnames moet je zelf afspraken maken via het arbeidsreglement en het academiereglement.
Transparantie
- Aanpassen arbeidsreglement (zie model OVSG)
- Aanpassen academiereglement (zie model OVSG)